Proses Penelusuran dan Kepatuhan
Bersama dengan Ata Marie, kami bekerja untuk mengembangkan rencana implementasi terperinci untuk menerapkan kebijakan NDPE kami untuk menciptakan kondisi yang diperlukan untuk mengubah rantai pasokan kami menjadi rantai pasokan yang dapat ditelusuri sepenuhnya dan sesuai dengan kebijakan pembelian dan pengadaan kami.
Proses penelusuran kami dimulai dengan menyaring pemasok yang ada dan calon pemasok. Penyaringan awal ini melibatkan pemetaan dan pengumpulan data, yang akan memungkinkan kami untuk mengidentifikasi kesenjangan pemasok kami dan memungkinkan kami untuk fokus pada cara-cara yang dapat kami bantu untuk meningkatkan dan menentukan bantuan yang tepat yang dapat kami berikan kepada mereka. Kami menyadari bahwa petani kecil membutuhkan lebih banyak bantuan daripada yang lain dan kami memprioritaskan mereka dalam program pemasok kami.
Kami menjelaskan mekanisme proses penelusuran dan kepatuhan kami dalam prosedur berikut ini:
A. Pemetaan & Penelusuran TBS kami berdasarkan SOP Pendaftaran Pemasok Pihak Ketiga
Proses ini tidak hanya melibatkan pendaftaran semua informasi dan lokasi pemasok kami, tetapi juga melibatkan pemetaan lanskap utama tempat pemasok eksternal kami beroperasi dan karena komitmen Rencana Perlindungan Lanskap dengan &Green (LPP), kami mengidentifikasi area-area utama yang membutuhkan perlindungan.
Alat utama dalam hal ini adalah analisis spasial dan juga kunjungan lapangan, untuk menguji kebenaran dan memverifikasi area-area utama yang menjadi subjek LPP kami. Metode pendekatan yang digunakan untuk mendaftarkan pemasok termasuk kunjungan lapangan ke pemasok individu, yang merupakan Perusahaan Perkebunan Independen, Koperasi Pemasok/Saprodi dan Agen, serta pertemuan kelompok. Dalam registrasi pemasok, kami mengumpulkan dan menilai data pemasok kami untuk menentukan tingkat kepatuhan dan tingkat risiko mereka.
Data yang kami kumpulkan berkaitan dengan informasi berikut ini:
Dalam pertemuan tersebut, kami juga akan melakukan penyuluhan mengenai persyaratan kepatuhan dan berbagi praktik terbaik dengan para petani.
B. SOP Penerimaan TBS Eksternal
Di pabrik kami, kami memastikan semua TBS yang kami terima diidentifikasi berdasarkan sumbernya dan kami melakukan upaya tambahan jika berasal dari pemasok eksternal. Hal ini penting untuk memastikan ketelusuran TBS dan menentukan sumber TBS dari pemasok pihak ketiga yang sesuai dengan kebijakan NDPE kami. Proses kami melibatkan metode berikut:
- Verifikasi Kelayakan Pemasok
- Pendaftaran Truk Pengangkut TBS
- Verifikasi Identitas TBS
- Pemeriksaan Muatan Truk
- Penimbangan Muatan Truk TBS
- Proses Grading
- Penimbangan Kosong Truk TBS
- Pemeriksaan Akhir Truk TBS
- Rekonsiliasi Ulang Data Penerimaan TBS Eksternal
Di pabrik kami, karyawan kami menggunakan sistem perangkat lunak komputer untuk mencatat, mengotentikasi dan memverifikasi proses di atas. Pasokan TBS yang tidak memenuhi persyaratan di atas tidak akan diterima di pabrik kami.
C. Strategi Kepatuhan SOP Pemasok Pihak Ketiga
Kepatuhan pemasok eksternal kami akan diproses melalui Program khusus yang akan dimulai dengan sosialisasi dan pelatihan kepada pemasok TBS kami mengenai kebijakan NDPE. Proses ini melibatkan penandatanganan deklarasi Kode Etik, pelatihan Penilaian Mandiri, evaluasi kepatuhan, pemetaan poligon, identifikasi tindakan korektif, penjadwalan tindakan korektif, pelaporan hasil uji kepatuhan, verifikasi hasil tindakan korektif, dan pernyataan status kepatuhan pemasok.
Setiap pemasok, tergantung pada tingkat kepatuhan mereka akan dipantau melalui perangkat lunak yang dimiliki. Perangkat lunak tersebut merupakan aplikasi database yang disediakan untuk mengelola kegiatan program roadmap kepatuhan pemasok pihak ketiga yang berisi fitur-fitur antara lain penyimpanan MRV C&I (Kriteria & Indikator Pemantauan, Verifikasi dan Pelaporan), penyusunan jadwal sosialisasi, pembuatan dan penyimpanan Berita Acara sosialisasi, uji tuntas, verifikasi, pemantauan, dan pelaporan yang berkaitan dengan persyaratan kebijakan MRV C&I DSNG yang diterapkan kepada pemasok pihak ketiga.
Berdasarkan tingkat kepatuhan masing-masing pemasok, tim kami akan melacak kemajuan mereka secara tepat waktu sesuai dengan jadwal kepatuhan yang telah ditentukan. Meskipun kami menyadari bahwa rantai pasokan kami juga membutuhkan waktu dan upaya untuk mematuhinya, setiap pemasok yang tidak memberikan alasan yang masuk akal untuk tidak mematuhi kebijakan ini akan ditangguhkan untuk tidak memasok dan tidak akan diberikan perpanjangan waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Kami secara teratur meninjau tingkat kepatuhan pemasok eksternal kami dan kami memiliki kriteria khusus untuk menentukan apakah mereka harus ditangguhkan atau dikecualikan.
Di bawah ini adalah kriteria dan tindakan yang relevan yang diambil untuk ketidakpatuhan terhadap NDPE atau kebijakan pembelian dan pengadaan kami.
Namun, kami memberikan waktu yang wajar kepada pemasok kami untuk melakukan perbaikan yang diperlukan untuk mematuhi kebijakan kami. Sebagaimana tercantum dalam SOP-AGR-094-R00: Peta Jalan Kepatuhan Pemasok Pihak Ketiga, kami memberikan jangka waktu berikut ini kepada pemasok untuk melakukan perbaikan guna mematuhi kebijakan kami:
a) Pemasok IPC: 3 – 6 bulan
b) SAPR/ECOOP: 6 – 12 bulan
c) Agen: 6 – 18 bulan
Pemasok yang tidak memberikan alasan yang masuk akal untuk tidak mematuhi akan ditangguhkan dari memasok dan tidak akan diberikan perpanjangan waktu.
Di antara yang lainnya, aplikasi basis data akan melacak indikator kepatuhan berikut ini:
Keterangan:
IPC : Perkebunan milik perusahaan non-DSNG yang memasok TBS ke Pabrik DSNG.
SAPR (Sarana Produksi Pertanian (SAPRODI): SAPR adalah skema petani kecil. Perjanjian kemitraan dibuat antara perusahaan perkebunan DSNG dan koperasi masyarakat dimana DSNG memberikan Pinjaman Sarana Produksi Pertanian Terbatas dalam berbagai bentuk. DSNG membeli semua TBS yang dihasilkan dari koperasi untuk 1 siklus penanaman. Pinjaman SAPRODI dipotong dari pembayaran penjualan TBS dengan cara mencicil hingga pinjaman tersebut lunas.
ECOOP (Koperasi Eksternal): Koperasi petani swadaya yang memasok TBS ke pabrik DSNG. “Independen” di sini mengacu pada tidak adanya dukungan dari DSNG. Agen Pedagang independen yang membeli TBS dari petani kecil dan menjualnya ke pabrik DSNG.
D. SOP MRV untuk Pemasok Pihak Ketiga
Pemasok kami tunduk pada proses Pemantauan, Peninjauan, dan Verifikasi (MRV). Proses ini melibatkan Audit MRV terhadap pemasok pihak ketiga yang telah terdaftar sebagai pemasok yang patuh dan berkomitmen terhadap kebijakan NDPE. Audit dilakukan secara berkala oleh tim kami atau sewaktu-waktu untuk memantau kepatuhan pemasok jika ada peringatan dari proses kepatuhan kami atau mungkin dari sumber eksternal yang diterima dari proses pengaduan kami.
Prosedur ini mencakup beberapa metode: perencanaan Audit MRV, pelaksanaan Audit MRV, identifikasi tindakan perbaikan, penjadwalan tindakan perbaikan, pelaporan hasil Audit MRV, identifikasi tingkat pelanggaran dan rekomendasi penalti, penetapan penalti, verifikasi hasil tindakan perbaikan, dan pernyataan status kepatuhan pemasok. Selain itu, kami juga mengandalkan informasi dari proses pengaduan yang terbuka untuk semua pemangku kepentingan.
Informasi dari MRV akan dimasukkan lagi ke dalam aplikasi basis data kami yang disediakan untuk mengelola kegiatan peta jalan kepatuhan pemasok pihak ketiga. Program aplikasi tersebut berisi fitur-fitur, antara lain menyimpan MRV C&I, menyusun jadwal sosialisasi, membuat dan menyimpan notulen sosialisasi, uji kelayakan, verifikasi, pemantauan dan pelaporan terkait persyaratan kebijakan MRV C&I DSNG yang diterapkan kepada pemasok pihak ketiga.
Keempat SOP ini saling berkaitan seperti yang digambarkan dalam bagan berikut ini:
Kemajuan Kami di Tahun 2020
Sejalan dengan Roadmap kepatuhan kami, DSNG telah melakukan sosialisasi mengenai NDPE perusahaan, kebijakan pengadaan dan persyaratan legalitas kepada para pemasok eksternal, yang terdiri dari Agen, Perusahaan Perkebunan Independen, dan Koperasi Petani (SAPRODI & ECOOP). Perusahaan tidak membeli minyak kelapa sawit secara langsung dari petani kecil.
A. Hingga akhir Desember 2020:
17 dari total 107 pemasok eksternal (16%) telah menandatangani pernyataan kepatuhan pemasok.
B. Hingga akhir Juni 2021:
100 pemasok dari 6080 petani anggota koperasi petani pemasok telah menyelesaikan formulir penilaian.
Rencana pelibatan petani kecil telah dirumuskan dalam peta jalan implementasi NDPE untuk tahun 2021-2025, yang menargetkan rantai pasokan kami 100% dapat dilacak dan patuh pada tahun 2025. Silakan lihat Strategi Implementasi NDPE kami disini.
C. Desember 2022
Hingga tahun 2022, DSNG telah memberikan pelatihan dan sosialisasi mengenai kebijakan NDPE dan kepatuhan yang diperlukan kepada pemasok eksternal. Inisiatif ini telah dilaksanakan untuk 9 dari 10 Perusahaan Perkebunan Independen (IPC), 21 dari 25 koperasi, dan 32 dari 56 agen pemasok TBS. Pemasok eksternal yang belum menerima sosialisasi sebagian besar merupakan pemasok yang baru terdaftar dan akan diikutsertakan dalam inisiatif ini hingga akhir tahun 2023. DSNG akan terus melakukan sosialisasi hingga mencapai 100% pemasok pada akhir tahun 2023. Selain itu, pada tahun 2022, dilakukan juga penilaian mandiri terkait kepatuhan kebijakan NDPE DSNG oleh para pemasok. Penilaian ini diikuti oleh beberapa pemangku kepentingan, yaitu Koperasi Sumber Rejeki dan Koperasi Sawit Usaha Tani Sejahtera di Wahau, Agen CV Eka Jaya di Bengalon, CV Wejas Imanuel di Wahau, dan PT Perkebunan Warga Rimba (IPC).
D. Hingga akhir tahun 2023,
Hingga akhir 2023, proses sosialisasi ditargetkan menjangkau 3.811 petani. Realisasi sosialisasi NDPE kepada petani telah mencapai 3.637 petani atau 95,43% dari target 2023. Selain itu, dari 80 pemasok DSNG di 2023, 76 diantaranya (95,0%) telah mendapatkan sosialisasi NDPE dan menyatakan kesanggupan penerapan NDPE bagi petani pemasoknya.
Jumlah pemasok eksternal dari setiap tipe di lansekap DSNG pada tahun 2023 diberikan pada Gambar 5. Jumlah pemasok relatif tetap dibandingkan dengan tahun 2022, kecuali di Wahau dengan tambahan 3 pemasok Agen, di Lamandau 1 pemasok Agen, dan di Sekadau 2 pemasok tipe Koperasi. Dari keseluruhan pemasok tersebut, 100% pemasok Tipe IPC dan Koperasi telah terdaftar. Untuk Agen, 88% pemasok telah terdaftar.
Perusahaan melaporkan bahwa semua pemasoknya tunduk pada proses Pemantauan, Peninjauan, dan Verifikasi (MRV) yang melibatkan pemasok pihak ketiga yang telah terdaftar sebagai pemasok yang patuh dan berkomitmen terhadap kebijakan NDPE. Pada tahun 2023, jumlah & persentase total pemasok dari 80 pemasok eksternal, 74 pemasok telah terdaftar, menghasilkan 92,5% pemasok yang patuh atau terdaftar.
Rencana pelibatan petani kecil telah dirumuskan dalam peta jalan implementasi NDPE untuk tahun 2021-2025, yang menargetkan agar rantai pasokan kami 100% dapat dilacak dan patuh pada tahun 2025. Silakan lihat Peta Jalan Implementasi NDPE kami di sini.