Kepatuhan Pemasok Pihak Ketiga TBS
Berkolaborasi dengan Ata Marie, kami bekerja untuk mengembangkan rencana implementasi terperinci untuk menerapkan kebijakan NDPE kami untuk menciptakan kondisi yang diperlukan untuk mengubah rantai pasokan kami menjadi rantai pasokan yang dapat ditelusuri sepenuhnya dan sesuai dengan kebijakan pembelian dan pengadaan kami.
Proses penelusuran kami dimulai dengan menyaring pemasok yang ada dan calon pemasok. Penyaringan awal ini melibatkan pemetaan dan pengumpulan data, yang akan memungkinkan kami untuk mengidentifikasi kesenjangan pemasok kami dan memungkinkan kami untuk fokus pada cara-cara yang dapat kami bantu untuk meningkatkan dan menentukan bantuan yang tepat yang dapat kami berikan kepada mereka. Kami menyadari bahwa petani kecil membutuhkan lebih banyak bantuan daripada yang lain dan kami memprioritaskan mereka dalam program pemasok kami.
Kami menjelaskan mekanisme proses penelusuran dan kepatuhan kami dalam prosedur berikut ini:
A. Pemetaan & Penelusuran TBS kami berdasarkan SOP Pendaftaran Pemasok Pihak Ketiga
Proses ini tidak hanya melibatkan pendaftaran semua informasi dan lokasi pemasok kami, tetapi juga melibatkan pemetaan lanskap utama di mana pemasok eksternal kami beroperasi dan karena Komitmen rencana perlindungan landscape kami kami mengidentifikasi area-area utama yang membutuhkan perlindungan.
Alat utama dalam hal ini adalah analisis spasial dan juga kunjungan lapangan, untuk menguji kebenaran dan memverifikasi area-area utama yang menjadi subjek LPP kami. Metode pendekatan yang digunakan untuk mendaftarkan pemasok termasuk kunjungan lapangan ke pemasok individu, yang merupakan Perusahaan Perkebunan Independen, Koperasi Pemasok/Saprodi dan Agen, serta pertemuan kelompok. Dalam registrasi pemasok, kami mengumpulkan dan menilai data pemasok kami untuk menentukan tingkat kepatuhan dan tingkat risiko mereka.
Data yang kami kumpulkan berkaitan dengan informasi berikut ini:
Dalam pertemuan tersebut, kami juga akan melakukan penyuluhan mengenai persyaratan kepatuhan dan berbagi praktik terbaik dengan para petani.
B. SOP Penerimaan TBS Eksternal
Di pabrik kami, kami memastikan semua TBS yang kami terima diidentifikasi berdasarkan sumbernya dan kami melakukan upaya tambahan jika berasal dari pemasok eksternal. Hal ini penting untuk memastikan ketelusuran TBS dan menentukan sumber TBS dari pemasok pihak ketiga yang sesuai dengan kebijakan NDPE kami. Proses yang kami lakukan meliputi metode berikut ini:
- Verifikasi Kelayakan Pemasok
- Pendaftaran Truk Pengangkut TBS
- Verifikasi Identitas TBS
- Pemeriksaan Muatan Truk
- Penimbangan Muatan Truk TBS
- Proses Grading
- Penimbangan Kosong Truk TBS
- Pemeriksaan Akhir Truk TBS
- Rekonsiliasi Ulang Data Penerimaan TBS Eksternal
Di pabrik kami, karyawan kami menggunakan sistem perangkat lunak komputer untuk mencatat, mengotentikasi, dan memverifikasi proses di atas. Pasokan TBS yang tidak memenuhi persyaratan di atas tidak akan diterima di pabrik kami.
C. SOP Peta Jalan Kepatuhan Pemasok Pihak Ketiga
Kepatuhan pemasok eksternal kami akan diproses melalui Program khusus yang akan dimulai dengan sosialisasi dan pelatihan kepada pemasok TBS kami mengenai kebijakan NDPE. Proses ini melibatkan penandatanganan deklarasi Kode Etik, pelatihan Penilaian Mandiri, evaluasi kepatuhan, pemetaan poligon, identifikasi tindakan korektif, penjadwalan tindakan korektif, pelaporan hasil uji kepatuhan, verifikasi hasil tindakan korektif, dan pernyataan status kepatuhan pemasok.
Setiap pemasok, tergantung pada tingkat kepatuhan mereka akan dipantau melalui perangkat lunak yang dimiliki. Perangkat lunak tersebut merupakan aplikasi database yang disediakan untuk mengelola kegiatan program roadmap kepatuhan pemasok pihak ketiga yang berisi fitur-fitur antara lain penyimpanan MRV C&I (Kriteria & Indikator Pemantauan, Verifikasi dan Pelaporan), penyusunan jadwal sosialisasi, pembuatan dan penyimpanan Berita Acara sosialisasi, uji tuntas, verifikasi, pemantauan, dan pelaporan yang berkaitan dengan persyaratan kebijakan MRV C&I DSNG yang diterapkan kepada pemasok pihak ketiga.
Kami secara teratur meninjau tingkat kepatuhan pemasok eksternal kami dan kami memiliki kriteria khusus untuk menentukan apakah mereka harus ditangguhkan atau dikecualikan.
Di bawah ini adalah kriteria dan tindakan yang relevan yang diambil untuk ketidakpatuhan terhadap NDPE atau kebijakan pembelian dan pengadaan kami.
Namun, kami memberikan waktu yang wajar kepada pemasok kami untuk melakukan perbaikan yang diperlukan untuk mematuhi kebijakan kami. Sebagaimana diatur dalam SOP-AGR-094-R00: Peta Jalan Kepatuhan Pemasok Pihak Ketiga, kami memberikan jangka waktu bagi pemasok untuk melakukan perbaikan guna memenuhi kebijakan kami:
a) Pemasok IPC: 3 – 6 bulan
b) SAPR/ECOOP: 6 – 12 bulan
c) Agen: 6 – 18 bulan
Pemasok yang tidak memberikan alasan yang masuk akal untuk tidak memenuhi persyaratan akan ditangguhkan untuk memasok dan tidak akan diberikan perpanjangan waktu pada jangka waktu tersebut.
Di antara yang lainnya, aplikasi basis data akan melacak indikator-indikator kepatuhan berikut ini:
Keterangan:
IPC : Perkebunan milik perusahaan non-DSNG yang memasok TBS ke Pabrik DSNG.
SAPR (Sarana Produksi Pertanian (SAPRODI): SAPR adalah skema petani kecil. Perjanjian kemitraan dibuat antara perusahaan perkebunan DSNG dan koperasi masyarakat dimana DSNG memberikan Pinjaman Sarana Produksi Pertanian Terbatas dalam berbagai bentuk. DSNG membeli semua TBS yang dihasilkan dari koperasi untuk 1 siklus penanaman. Pinjaman SAPRODI dipotong dari pembayaran penjualan TBS dengan cara mencicil hingga pinjaman tersebut lunas.
ECOOP (Koperasi Eksternal): Koperasi petani swadaya yang memasok TBS ke pabrik DSNG. “Independen” di sini mengacu pada tidak adanya dukungan dari DSNG. Agen Pedagang independen yang membeli TBS dari petani kecil dan menjualnya ke pabrik DSNG.
D. SOP MRV untuk Pemasok Pihak Ketiga
Pemasok kami tunduk pada proses Pemantauan, Peninjauan, dan Verifikasi (MRV). Proses ini melibatkan Audit MRV terhadap pemasok pihak ketiga yang telah terdaftar sebagai pemasok yang patuh dan berkomitmen terhadap kebijakan NDPE. Audit dilakukan secara berkala oleh tim kami atau sewaktu-waktu untuk memantau kepatuhan pemasok jika ada peringatan dari proses kepatuhan kami atau mungkin dari sumber eksternal yang diterima dari proses pengaduan kami.
Prosedur ini mencakup beberapa metode: perencanaan Audit MRV, pelaksanaan Audit MRV, identifikasi tindakan perbaikan, penjadwalan tindakan perbaikan, pelaporan hasil Audit MRV, identifikasi tingkat pelanggaran dan rekomendasi penalti, penetapan penalti, verifikasi hasil tindakan perbaikan, dan pernyataan status kepatuhan pemasok. Selain itu, kami juga mengandalkan informasi dari proses pengaduan yang terbuka untuk semua pemangku kepentingan.
Keempat SOP ini saling berhubungan seperti yang diilustrasikan dalam bagan berikut ini:
Kemajuan Implementasi NDPE kami
Sejalan dengan Roadmap kepatuhan kami, DSNG telah melakukan sosialisasi mengenai NDPE perusahaan, kebijakan pengadaan dan persyaratan legalitas kepada para pemasok eksternal, yang terdiri dari Agen, Perusahaan Perkebunan Independen dan Koperasi Petani (SAPRODI & ECOOP). Perusahaan tidak membeli minyak kelapa sawit secara langsung dari petani kecil. Silakan lihat Peta Jalan Implementasi NDPE kami disini
Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Laporan Lengkap Laporan Kemajuan NDPE 2023.